Wissen im Unternehmen sichtbar machen

Interview von Sandra Brückner mit Reinhard Heggemann

Pokeshots CPO Sandra Brückner im Interview mit Reinhard Heggemann von „Das Wissensmanagement“ über die Möglichkeit, Wissen aus den Köpfen der Mitarbeiter herauszufiltern und sichtbar zu machen, die Rolle der Unternehmenskommunikation und die Chance, den Lerner als Creator einzusetzen. Dieser Artikel knüpft an Sandras Artikel zum Content Upcycling und den dort beschriebenen Schritten an.

Sandra Brückner:
Ich habe gesehen, dass du auf deiner Website von den sechs Schritten zum erfolgreichen Wissensmanagement sprichst. Noch einmal kurz zusammengefasst: Welche sind das in deinen Augen und was machen diese Schritte aus?

Reinhard Heggemann:
Im ersten Schritt geht es darum, wenn ich Wissensmanagement im Unternehmen einführen oder initiieren möchte, mir als Unternehmen immer wieder die Frage zu stellen: „Wohin will ich und was muss ich dafür wissen?“ Das gilt auf Unternehmensebene genauso wie auf personeller Ebene. Jeder sollte sich immer wieder die Fragen stellen: „Wohin will ich, was sind meine Ziele und was muss ich dafür wissen?“ Ansonsten sind der Wissenstransfer und das Wissensmanagement nicht zielgerichtet. Das ist der erste Schritt.

Der zweite Schritt ist zu fragen, welches Wissen steckt überhaupt schon im Unternehmen und auf der individuellen Ebene? Was weiß ich überhaupt? Wie Heinrich von Pierer von Siemens einmal sagte: „Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß, dann wären die Zahlen besser.“

Der dritte Schritt ist, das Wissen in eine Struktur zu bringen. Ich unterscheide hier zwischen zwei groben Kategorien: das Wissen, das überhaupt beschreibbar und das Andere, welches weniger beschreibbar ist. Es steckt eine ganze Menge Wissen in den Mitarbeitern, welches sich schwer beschreiben lässt, als Beispiel: Versuche, jemandem zu erklären, wie Fahrrad fahren geht. Das ist sehr schwer. Hier gilt es von vorn herein klar zu machen: das, was Menschen schwer beschreiben können, versuchen sie in den meisten Fällen auch gar nicht erst zu erklären.

Dann sind wir schon beim vierten Schritt: das Wissen zu teilen, weiter zu geben und im fünften Schritt neues Wissen für das Unternehmen aufzubauen. Das kann einmal aus dem Unternehmen oder den Mitarbeitern selber kommen, und zwar in der Frage: was will ich wissen oder was müssen wir wissen? Hier stellt sich die große Herausforderung, Wissen zu generieren und nicht zu verlieren. Insgesamt kann ich mit Co-Creating und mit anderen Methoden, neues Wissen im Team erzeugen.

Der sechste Schritt ist das Wissen zu pflegen. Sich immer wieder zu überlegen, welches Wissen ist noch relevant, was brauche ich überhaupt noch und wie kann ich das aufgebaute Wissen in eine Kompetenzentwicklung einfließen lassen? Das heißt kleine Lernhäppchen, kleine Lernmodule wieder reinzubringen und weg von der klassischen Personalentwicklung, wo es Seminare und Workshops gibt. Die haben sicherlich ihre Berechtigung, aber da auch das Wissen, was im Unternehmen selber entstanden ist, wieder hineinfließen zu lassen. Nur dann wird das Wissensmanagement als Ganzes betrachtet. Das sind auch für mich die Bedingungen zum erfolgreichen Wissensmanagement.

Sandra Brückner:
Wir haben bei Pokeshot ein ähnliches Modell aufgestellt und nannten das Ganze dann Content Upcycling, also die Aufbereitung von Wissen, welches in den Köpfen der Mitarbeiter steckt, in intelligenten Pfaden. Du sprichst von ‚Wissen sichtbar machen‘, was bedeutet das in deinen Augen?

Reinhard Heggemann:
Hier habe ich auch wieder zwei Ebenen, einmal die Ebene des Unternehmenswissens: Sich die Frage zu stellen wer im Unternehmen weiß was? Wer sind die Wissensträger und welches Wissen steckt dahinter? Auf der persönlichen Ebene dann die Frage: Was weiß ich? Und die Mitarbeiter auch dafür zu sensibilisieren. Hier muss jeder Mitarbeiter überlegen, welches Wissen steckt hinter meiner täglichen Arbeit und was wende ich an. Wenn die Mitarbeiter den ganzen Tag einmal durchgehen, werden sie feststellen, dass sie eine ganze Menge Wissen bei ihrem täglichen Tun anwenden, was ihnen vorher gar nicht bewusst war. Das ist dieses versteckte und wertvolle Wissen, was in den Köpfen der Mitarbeiter steckt.

Sandra Brückner:
Was können Unternehmen tun? Gibt es Methoden, um das Wissen sichtbar zu machen?

Reinhard Heggemann:
Ja. Erstens, was ich eben schon angesprochen habe, im Unternehmen von oben nach unten zu schauen, wer weiß was? Und sich dabei an den Geschäftsprozessen zu orientieren. Hinter welchem Geschäftsprozess steckt welches Wissen? Im Vertrieb beispielsweise gibt es sicherlich den kleinen Prozess „Kundenwünsche herausfiltern“. Hier muss ich erst einmal herausfinden, welches Wissen im Mitarbeiter steckt: Wie bekommt er heraus, was der Kunde sich wünscht? Welche Methoden wendet er an. usw.  Mit diesem Vorgehen kann ich jeden Prozess im Unternehmen analysieren und anschließend zu einer Wissenslandkarte verknüpfen.

Beim persönlichen Wissen habe ich ja eben schon eine Methode definiert: Mitarbeiter müssen sich fragen, was sie überhaupt wissen, ihre Arbeitsschritte anschauen und diese ggf. auch mit Kollegen gemeinsam durchgehen.

Der nächste Punkt ist die Struktur. Ist dieses Wissen überhaupt relevant? So kann ich bei der Einzelperson beginnen und das auf das ganze Unternehmen ausdehnen. Im nächsten Schritt sollte sich das Unternehmen fragen: „Ist das Wissen bereits dokumentiert? Kann es dokumentiert oder formalisiert werden oder nicht?“ Notiert und anschließend geteilt werden sollte es trotzdem. So kann ich das Wissen der Mitarbeiter und damit auch des ganzen Unternehmens sichtbar machen. Es ist eine Herausforderung, aber es funktioniert.

Sandra Brückner:
Apropos Herausforderung. Was sind die größten Herausforderungen, um das Wissen aus den Köpfen der Mitarbeiter herauszufiltern und es sichtbar zu machen?

Reinhard Heggemann:
Ich kann als Unternehmen oder als Führungsebene schlecht sagen „Wir machen jetzt Wissensmanagement“ und jeder stellt sein Wissen in irgendein System. Das funktioniert nicht. Das ist früher häufig probiert worden und das ist auch gescheitert. Ich bemerke in Startworkshops, wenn es um Wissensmanagement geht immer wieder, dass die Menschen Zeit und Raum brauchen und das heißt, ich muss den Menschen auch die Zeit geben und das Wissen transportieren zu können. Das ist eine Investition. Aber es rechnet sich.

Der zweite Punkt ist Transparenz. Diese wünschen sich Mitarbeiter immer öfter. Das heißt: was passiert eigentlich mit dem was ich weggebe, was teilen Andere und was habe ich davon, was haben die anderen davon? Auf der anderen Seite wird Transparenz auch vom Management erwartet. Die Mitarbeiter wollen sehen, dass die Führungsebene genauso offen mit Wissen umgeht, wie sie selbst. Es muss eine offene Kultur da sein.

Als drittes wird immer wieder eine Fehlertoleranz angemerkt. Fehler müssen toleriert werden und auch ganz offen sich dazu bekannt werden. Fehler sind positiv, jeder kann Fehler machen und das wird nicht geahndet, sondern eher auch als Wertschätzung erachtet. Viele Mitarbeiter scheuen sich, aus Angst vor Fehlern ihr Wissen mit anderen zu teilen.  Dabei spielt die wertschätzende Unternehmenskommunikation eine riesige Rolle, wenn es darum geht, dass jemand sein eigenes inneres Wissen an andere weitergibt. Das ist eine psychologische Geschichte: Ich gebe nichts weg, wenn ich nicht wertgeschätzt werde.

Das sind die Herausforderungen, die ich in Startworkshops immer wieder feststelle, was die Mitarbeiter sich wünschen und hier merke ich auch immer wieder, dass es nach außen hin in den Regeln des Unternehmens zwar drinsteht, aber nicht unbedingt gelebt wird. Sowohl auf kleiner als auch auf größerer Ebene und das muss einfach angefangen werden zu leben, weil sonst wird keiner sein Wissen mit Anderen teilen.

Sandra Brückner:
Okay. Gesprochen am Unternehmen oder vielleicht auch an den Industrien, was denkst du wie weit sind diese heutzutage, wenn es darum geht, das Wissen sichtbar zu machen? Auch den Lerner dahingehend zu unterstützen, wie du gerade gesagt hast, in Vertrauen, Transparenz und Strukturen schaffen. Wie weit sind unsere Unternehmen da? Gerade hier in Deutschland.

Reinhard Heggemann:
Die gesamte Bandbreite. Von sehr weit bis im negativen Bereich, also dass die Unternehmenskultur es überhaupt gar nicht hergibt, Wissen zu teilen oder auch erst einmal sichtbar zu machen. Also sehr, sehr vielfältig.

Sandra Brückner:
Kann man das von der Größe oder der Industrie abhängig machen? Oder sagst du es ist komplett offen?

Reinhard Heggemann:
Das ist komplett offen. Im Mittelstand sind teilweise Unternehmenskulturen, die es sehr fördern, sonst wären sie nicht dorthin gekommen, wo sie jetzt sind. Auch wenn sie vielleicht sehr patriarchalisch organisiert sind. Wenn der Chef immer ein offenes Ohr für die Mitarbeiter hat, funktioniert da eine ganze Menge. In großen Unternehmen ist es häufiger als System schon eingeführt. Ich hatte gerade eben ein Gespräch mit einem Mitarbeiter einer großen Aktiengesellschaft, der sagt „Bei uns passiert hier überhaupt gar nichts“. Also genau das Gegenteil. Es ist an Branchen nicht genau festzumachen. Das ist ganz unterschiedlich.

Sandra Brückner:
Eine Sache noch: was fällt dir spontan zum Thema ‘Learner as Creator‘ ein?

Reinhard Heggemann:
Das ist das Spannende. Das ist für mich die Essenz des Ganzen, weil da schließt sich für mich der Kreis zur lernenden Organisation. Heißt, Wissen im Unternehmen zu entdecken und es dann wieder in Form von Wissenshäppchen an andere weiter zu geben. Seien es kleine Lernmodule, sei es eventuell einfach eine PowerPoint oder ein kleiner Mikroartikel, der nach einem Meeting geschrieben wurde. So kann das Unternehmen selber den Kreislauf des Wissenszuwachses schließen oder den Kreis rund machen, um das, was aus dem Menschen rauskommt, wieder den anderen Menschen weiter zu geben. Es muss ja irgendwo kreiert werden, ich muss es ja irgendwo in eine Form bringen, das, was ich den anderen weiter geben will. Das heißt auch zu selektieren, nicht einfach irgendwelche Dokumente weiter zu geben, sondern die Essenz dieser Dokumente weiter zu geben und selber auch zu reflektieren. Das ist ein wichtiger Punkt im Wissenstransfer. Nicht was finde ich jetzt gerade unbedingt ganz klasse, sondern was brauchen die Anderen und was können die Anderen für ihre Arbeit gut gebrauchen. Was ist denen von Nutzen und auch diese Perspektive einzunehmen, um neues Wissen im Unternehmen aufzubauen.

Sandra Brückner:
Vielen lieben Dank Reinhard für deine Zeit und die Möglichkeit, über das Thema zu sprechen.

Reinhard Heggemann:
Ich bedanke mich bei dir. Es ist auch immer schön, wenn ich mein Wissen auch weitergeben kann.


Die Interviewpartner

Sandra Brückner hat Wirtschaftsinformatik and der Technischen Universität in Dresden studiert. Sie arbeitet seit 2012 als Social Business Consultant, ist seit Januar 2014 bei der Pokeshot und seit über zwei Jahren Chief Product Officer für alle Social Business Anwendungen.

 

 

 

Reinhard Heggemann ist seit 13 Jahren als Unternehmensberater und Konzeptentwickler für Wissensmanagement und E-Learning tätig. Er entwickelt Lösungen, mit denen das Know-how und das für die tägliche Arbeit notwendige Prozesswissen sichtbar gemacht, strukturiert und für die Mitarbeiter verfügbar gemacht werden und wie das Unternehmenswissen durch eine strategische Kompetenzentwicklung erweitert und gepflegt werden kann.

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